Die Organisation von Arbeitsplätzen geht im Pluralismus unterschiedlichster Unternehmensstrukturen weit über die bloße Zuweisung eines Schreibtisches hinaus. Verschiedene Arbeitszeitmodelle und Remote- sowie Hybrid-Arbeit nehmen Einfluss auf die Vergabe von Büroplätzen und erhöhen die Komplexität in der effizienten Organisation erheblich. Je nach Bedarf der Unternehmen können verschiedene Arten des Workspace-Managements genutzt werden, um über- oder unterbelegten Arbeitsplätzen vorzubeugen.
Desk Sharing: Einer für alle
Das sogenannte Desk Sharing ist ein Konzept, bei dem sich mehrere Mitarbeitende ein Kontingent an Arbeitsplätzen teilen. Diese Arbeitsweise ist ein zentrales Element heutiger Bürokonzepte und entwickelte sich aus dem Konzept Activity-Based Working (ABW) in den frühen 80er-Jahren. Kern des Desk Sharings ist ein Pool an verfügbaren Arbeitsplätzen, die in der Reihenfolge vergeben werden, in der Mitarbeitende einen Platz anfragen. Dabei können diese häufig auch selbst entscheiden, welcher Platz aus dem Kontingent genutzt wird. Wegen des Verwaltungsaufwandes ist diese Art des Workspace-Managements nicht ohne Software möglich, die das Desk Sharing organisieren und übersichtlich abbilden kann.
Vorteile des Desk Sharings
Flexibilität schafft dynamisches Miteinander
- Mitarbeitende können nach Bedarf täglich einen neuen Arbeitsplatz buchen
- Die Arbeitsplätze sind für alle zugänglich
- Zu entscheiden, mit wem zusammengearbeitet wird, fördert kollegiale Strukturen
Über- und Unterbelegung wird vermieden
- Bei krankheitsbedingten Ausfällen können Arbeitsplätze neu vergeben werden
- Wichtige Arbeitsplätze können priorisiert belegt werden (z. B. Rezeptionen)
- Alternative Arbeitsplätze sind bei hoher Belegung schnell via Software gefunden
Hohe Durchlässigkeit zur Verbindung mit andern Organisationsarten
- Gut kombinierbar mit Hybrid- und Remote-Arbeit
- Je nach Software mit dem persönlichen Smartphone per App nutzbar
- Sowohl für teaminterne Platzvergabe als auch unternehmensübergreifend
Herausforderungen des Desk Sharings
Mehraufwand und weniger Personalisierungs-Möglichkeiten
- Manche Personen bevorzugen einen festen Arbeitsplatz (persönliche Gestaltung)
- Die Verwaltung von Arbeitsplätzen mit einer Software ist nötig
- Bei wechselnden Nutzern muss die Hygiene am Platz sichergestellt sein
Feste Arbeitsplätze (auch Fixed Desk): Altbewährt
Dem Desk Sharing gegenüber steht das Fixed Desk-Prinzip, bei dem ganz klassisch jedem Mitarbeitenden ein fester Arbeitsplatz zugewiesen wird. Aktuell wird der englische Begriff vornehmlich im Rahmen der Organisation von Coworking-Spaces genutzt. Zwar lässt sich auch diese Organisationsform mit Remote- und Hybrid-Arbeit kombinieren. Dennoch entscheiden sich viele Unternehmen gegen feste Arbeitsplätze, da Unterbelegung durch Remote-Arbeit und Krankenstände ansonsten potenzielle räumliche Ressourcen blockieren.
Vorteile des festen Arbeitsplatzes
Fördert soziale Zugehörigkeit
- Die Personalisierung des Arbeitsplatzes fördert das Wohlbefinden
- Ein fester Platz schafft Vertrautheit und Stabilität im Team
Verminderter administratorischer Aufwand
- Aufwendiges Buchen oder Reservieren eines Arbeitsplatzes ist nicht nötig
- Software zur Verwaltung der Plätze wird obsolet
Herausforderungen des festen Arbeitsplatzes
Räumliche Ressourcen werden nicht effizient genutzt
- Nicht genutzte Schreibtische bleiben leer (bei Remote-Arbeit oder Krankheit)
- Mehr Bürofläche und Ausstattung werden benötigt
Ein dynamisches Miteinander wird erschwert
- Feste Plätze schränken die soziale Dynamik innerhalb des Büros ein
Activity-Based Working (ABW): Kreativitätsfördernd
Beim Activity-Based Working nutzen Mitarbeitende je nach Tätigkeit verschiedene Zonen oder Bereiche im Büro. Das können Fokusbereiche sein, in denen vornehmlich gebrainstormt wird oder aber auch Meetingräume und Kreativzonen. Möglich ist die Kombination mit einem festen Arbeitsplatz oder einem Desk Sharing-System. Tatsächlich ging Desk Sharing als eigenständige Organisationsform aus dem ABW hervor. ABW kann jedoch auch ohne Arbeitsplätze und ausschließlich mit definierten Themenräumen genutzt werden.
Vorteile des ABW
Fördert die Kreativität
- Mitarbeitende können die Umgebung passend zur Aufgabe wählen
- Fördert Kreativität und Zusammenarbeit sowie gemeinsame Organisation
Steigert die Effizienz
- Optimierte Flächennutzung durch weniger Leerlauf bei Krankheit und Remote-Arbeit
Bietet hohe Flexibilität und Durchlässigkeit für andere Organisationsformen
- Gut Kombinierbar mit Desk Sharing, Fixed Desks und Remote-Arbeit
Herausforderungen des ABW
Stellt hohe Planungs- und Gewöhnungsanforderungen
- Es erfordert eine durchdachte Bürokonzeption und klare Nutzungsregeln
- Mitarbeitende müssen lernen, das Konzept zu nutzen
- Gemeinsame genutzte Räume erfordern hohe Hygienestandards
Die passende Organisationsform finden
Nicht jede Form der Arbeitsorganisation ist für jedes Unternehmen gleichermaßen geeignet. Unter anderem die Branche, die interne Arbeitsweise und Anforderungen von außen (zum Beispiel durch Kunden) definieren, wie und wo gearbeitet werden muss. Ortsgebundene und begrenzte Ressourcen sind zudem häufig maßgebend für die Flexibilität, mit der Mitarbeitende den Arbeitsplatz wechseln können.
Ortsgebundene und begrenzte Ressourcen können zum Beispiel leistungsstarke Rechner für die Videoproduktion sein. Doch auch Werkstoffe zählen dazu. Immer dann, wenn die Mittel zur Erledigung einer Aufgabe an einen Arbeitsplatz gebunden sind, eignen sich Organisationsformen, die den zuverlässigen Zugriff darauf gewährleisten. Das Fixed Desk-Prinzip sowie eine Form des ABW, bei der die Verfügbarkeit notwendiger Ressourcen sichergestellt ist, eignen sich in diesem Fall.
