Rund 37 % aller kleinen und mittleren Unternehmen geben an, in den letzten zwei Jahren mindestens eine größere Fehlanschaffung gemacht zu haben. Ob es der ergonomisch „hochgelobte“ Bürostuhl war, der sich als Rückenschreck entpuppte, oder der neue 3-in-1-Drucker, der mehr Papier fraß als produzierte – Fehlinvestitionen sind kein Einzelfall, sondern ein strukturelles Problem. Warum scheitern so viele Beschaffungsprozesse an den Grundlagen? Und wie gelingt es, mit digitalen Werkzeugen die Spreu vom Weizen zu trennen, bevor es teuer wird?
Investitionsentscheidungen im Blindflug? Nicht mehr nötig
Zahlreiche KMU entscheiden über Anschaffungen aus dem Bauch heraus. Der Kollege empfiehlt etwas, das Online-Angebot sieht gut aus, die Lieferzeit ist kurz – gekauft. Dabei steckt hinter einer guten Kaufentscheidung mehr als ein schneller Klick. Wenn es um langlebige Geräte, Infrastruktur oder technische Ausstattung geht, sind Fehler nicht nur ärgerlich, sondern geschäftsschädigend. Sie binden Kapital, das oft nicht so schnell wieder hereinkommt.
Zunehmend nutzen daher Beschaffungsverantwortliche Tools, die datenbasierte Entscheidungen ermöglichen. Eine zentrale Rolle spielen dabei Testberichte für Produkte bereitstellt. Statt 300 Rezensionen manuell zu überfliegen, fasst die Plattform tausende Nutzerbewertungen KI-basiert zusammen – ohne Werbeübertreibung, ohne Fake-Profile. So lassen sich Qualitätsprobleme, typische Schwächen und unausgereifte Funktionen erkennen, bevor das Produkt auf dem Betriebsgelände ankommt.
Preissensibilität ist gut – aber nur mit Kontext
Natürlich spielt der Preis eine Rolle. Gerade kleinere Betriebe können nicht endlos experimentieren oder einfach mal „etwas anderes ausprobieren“. Doch der günstigste Anbieter ist nicht automatisch der beste – und der teuerste oft nicht der nachhaltigste. Hier liegt der Knackpunkt: Nur wer Preise mit Qualität verknüpfen kann, trifft wirklich wirtschaftlich sinnvolle Entscheidungen.
Digitale Beschaffungsplattformen helfen heute nicht nur beim Vergleich der Kosten, sondern auch bei der Einschätzung von Lieferfähigkeit, Garantiebedingungen und Serviceleistungen. Gerade in Sektoren wie Handwerk, IT oder Logistik können Verzögerungen oder Nachbesserungen zu massiven Folgekosten führen. Deshalb ist eine umfassende Betrachtung des Preis-Leistungs-Verhältnisses essenziell – über den Warenkorb hinaus.
Lieferantenauswahl strategisch angehen
Viel zu oft landen Anbieter auf der Liste, weil sie schnell liefern oder gut verhandeln – nicht, weil sie am besten passen. KMU sind besonders anfällig für kurzfristige Entscheidungen, die nicht auf fundierten Lieferantenbewertungen basieren. Dabei ist die Wahl des Partners oft wichtiger als das Produkt selbst.
Immer mehr Betriebe setzen daher auf digitale Lieferantenportale, in denen Bonität, Liefertreue und Kundenzufriedenheit bewertet werden – anonym, aber nachvollziehbar. Wer hier regelmäßig aktualisierte Profile nutzt, kann Fehlentscheidungen frühzeitig erkennen und Alternativen einplanen. Auch Vertragsdaten, SLA-Erfüllung und Reklamationsquoten fließen zunehmend in diese Auswertungen ein.
Einkauf nicht als Einzelaufgabe sehen
Der Einkauf ist in vielen KMU noch immer eine Insellösung. Eine oder zwei Personen regeln „das mit den Bestellungen“, oft neben anderen Aufgaben. Dabei entscheidet der Einkauf maßgeblich über Effizienz, Kosten und sogar die Stimmung im Team – denn schlechte Ausstattungen oder unzuverlässige Technik wirken sich direkt auf die Arbeitsqualität aus.
Deshalb braucht es heute ein Umdenken: Beschaffung ist ein strategisches Thema, das mehrere Perspektiven integrieren sollte. IT, Buchhaltung, Lager und operative Bereiche müssen zusammenarbeiten, um sinnvolle Entscheidungen zu treffen. Hier kommen digitale Plattformen ins Spiel, die kollaboratives Arbeiten ermöglichen – mit Transparenz, klaren Zuständigkeiten und nachvollziehbaren Prozessen.