Vorteile einer digitalen Rechnungsfreigabe für Unternehmen
Eine einwandfrei funktionierende Finanzabteilung ist für ein gut laufendes Unternehmen unabdingbar. Unter anderem zählt zu einer der Hauptaufgaben der Buchhaltung die Rechnungsverwaltung, die jedoch viel Arbeit und Zeit in Anspruch nimmt. Da allerdings Betriebe stets bemüht sind, auch diesen Prozess zu optimieren und zu verbessern, wird deshalb immer häufiger auf automatisierte Abwicklungen gesetzt. Bezogen auf Rechnungen betrifft dies vor allem die Rechnungsfreigabe. Was genau man daher unter einer digitalen Rechnungsfreigabe versteht, welche positiven Auswirkungen daraus entstehen und wie sie erfolgreich umgesetzt wird, kann man in diesem Artikel erfahren.
Was ist die digitale Rechnungsfreigabe?
Die Rechnungsfreigabe ist ein Teil des gesamten Rechnungsabwicklungsprozesses, zu dem unter anderem auch noch die Erfassung, Überprüfung und Genehmigung von entsprechenden Dokumenten dazugehört. Da sich dieser Ablauf oftmals als ziemlich mühsam herausstellt und mit viel Aufwand mit eingeht, ist in den letzten Jahren verstärkt die digitale Rechnungsfreigabe zum Einsatz gekommen. Denn eine Grundvoraussetzung, damit Rechnungen bezahlt werden können, ist, dass die Dokumente vollständig und gesetzeskonform ausgefüllt wurden. Mit der digitalen Prozessoptimierung werden daher diese Vorzüge geboten:
- Sicherstellung einer korrekt verarbeiteten und vollständig beglichenen Rechnungsbearbeitung
- Vermeidung von Zahlungsverzögerungen und anderweitig rechtlichen Konsequenzen
- Reduzierung der Fehleranfälligkeit
Die Rechnungen werden dabei entweder per E-Mail oder per elektronischer Rechnungsmanagement-Lösung, die gemeinsam mit der digitalen Rechnungsfreigabe kommt, erfasst. Dies hat den weiteren Vorteil, dass der papierbasierte Ablauf vollständig digitalisiert wird und sich die Buchhaltung in Folge viel Arbeit und Zeit sparen kann.
Tipp: Ebenso kann die Digitalisierung von weiteren Prozessen, wie unter anderem die Abwicklung der Pendlerpauschale 2023, zu erheblichen Zeitgewinnen führen!
Außerdem können mit Hilfe der Rechnungsmanagement-Lösung Dokumente und Belege automatisch gespeichert, verwaltet und kategorisiert werden. Zusätzlich kann aufgrund dieser digitalen Prozessoptimierung auch die Kommunikation mit Externen verbessert werden, da dadurch eine erhöhte Transparenz und eine gesteigerte Sicherheit geboten werden.
Welche Vorteile bringt die digitale Rechnungsfreigabe mit sich?
Der Grund, warum Unternehmen immer häufiger auf Prozessoptimierungen setzen, ist, dass sich dadurch wertvolle Ressourcen, wie Zeit, einsparen und für andere Aufgabengebiete einsetzen lassen. Auch bei der digitalen Rechnungsfreigabe ergibt sich dieser Vorteil, als auch die folgenden:
| Bezug | Verbesserung |
| Ressourcenersparnis | Da die papierbasierte Abwicklung zur Gänze abgelöst wird, werden somit auch die Kosten für Papier, Druck und Porto hinfällig. Zudem spart sich die Buchhaltung, dank den Automatisierungen, viel Zeit. |
| Erhöhte Nachhaltigkeit | Der stark reduzierte Papierverbrauch führt außerdem zu einem verringerten CO₂-Ausstoß, wodurch ein Unternehmen nachhaltiger wird und einen grüneren ökologischen Fußabdruck hinterlässt. |
| Mehr Transparenz und Sicherheit | Bisher waren gedruckte Rechnungen anfällig für Beschädigungen und Verluste. Um dies zu verhindern und Dokumente schnellstmöglich zu finden, ist das automatische Archivieren mit Hilfe eines Rechnungsmanagement-Systems die effizienteste Lösung, die nicht nur die Transparenz erhöht, sondern weitere Sicherheitsmaßnahmen zur Folge hat. |
| Geringeres Fehlerrisiko | Bei der Rechnungskontrolle auf Rechen- und Inhaltsfehler schleichen sich leider nicht zu selten Fehler ein. Damit dies nicht passiert und es zu keinen rechtlichen Folgen für das Unternehmen kommt, kann eine digitale Rechnungsfreigabe hilfreich sein. |
Bis sich die ersten Ergebnisse und Vorteile, die aufgrund der digitalen Rechnungsfreigabe entstehen, zeigen, braucht es in der Regel zuerst eine gewisse Anlaufzeit, bis sich alle Erneuerungen gut etabliert haben. Langfristig gesehen profitiert ein Betrieb aber auf alle Fälle von einer solchen Prozessoptimierung.
Wie funktioniert die Einbindung der digitalen Rechnungsfreigabe in ein Unternehmen?
Damit die digitale Rechnungsfreigabe problemlos in ein Unternehmen eingeführt wird und man zugleich alle gebotenen Funktionen so gut es geht nutzen kann, sollte man unbedingt die folgenden Dinge beachten:
- Nutzung einer Rechnungsmanagement-Lösung: In der Regel ist die digitale Rechnungsfreigabe an ein solches System gebunden und kann somit als Gesamtpaket erworben werden. Nur im Zusammenspiel kann eine korrekte Erfassung, Kontrolle und Genehmigung gewährleistet werden. Ebenfalls kann man dadurch zusätzliche Funktionen, wie die automatische Archivierung von Dokumenten, nutzen und solche Anwendungen mit weiteren Tools, wie beispielsweise virtuellen Kreditkarten, ergänzen.
- Einschulung der Mitarbeiter: Da diese Prozessoptimierung nicht nur die Finanzabteilung betrifft, sondern genauso auch Angestellte aus dem Einkauf, braucht es vor Inbetriebnahme eine ausreichende Schulung. Vor allem Workshops bieten sich an, um sich mit dem Programm und der entsprechenden Bedienung vertraut zu machen.
- Verantwortlichkeiten festlegen: Selbst wenn die Rechnungsfreigabe nun digital abläuft, braucht es dennoch Verantwortliche, die einen letzten Kontrollblick über die Rechnungen werfen und bei Schwierigkeiten die Haftung übernehmen. Des Weiteren sollten vorab klare Regeln und Strukturen aufgestellt werden, um eine einheitliche Rechnungsfreigabe zu ermöglichen.
- Vermittlung an Dritte: Für die Verwendung der digitalen Rechnungsfreigabe benötigt es die Dokumente auch in digitaler Form. Deshalb müssen Externe, wie Kunden, Lieferanten und Ähnliches, darüber informiert werden, um das Untergehen oder den Verlust von Steuerbelegen verhindern zu können.
Sollte es bei der Einführung der digitalen Rechnungsfreigabe zu Problemen kommen, steht im Normalfall ein Betreuer des jeweiligen Anbieters für jegliche Anliegen und Fragen zur Verfügung.
Fazit
Digitale Prozessoptimierungen wirken sich auf Unternehmen sehr positiv aus, da man dadurch Ressourcen sparen kann, Abläufe sich beschleunigen lassen und die Fehleranfälligkeit reduziert wird. So ist es auch bei der digitalen Rechnungsfreigabe, die der Buchhaltung einiges an Arbeit abnimmt und Zeit für anderweitige Aufgaben freimacht. Denn zusammen mit einer entsprechenden Rechnungsmanagement-Lösung werden die Rechnungen sowohl erfasst, kontrolliert, genehmigt als auch archiviert. Dadurch erhöht sich der Schutz vor Dokumentenverlust, Papierkosten erübrigen sich, es wird eine verbesserte Transparenz geboten und vieles mehr. So profitiert ein Betrieb, ganz besonders die Finanzabteilung, von einer effizienten und erleichterten Rechnungsfreigabe.
